Pourquoi et comment avoir une vision entre sa disponibilité et ses projets ?

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Je vous le répète sans cesse, faites des prévisions ! Sur vos projets à terminer, à lancer, à planifier mais aussi sur le temps que vous comptez consacrer à votre entreprise. Et comme toutes entrepreneures digne de ce nom, posez vos intentions de chiffre d’affaires et de salaire.

Vous ne pouvez pas travailler sans savoir vous voulez aller, sans avoir une feuille de route pour vous remettre dans le droit chemin quand vous vous sentez perdue. C’est le meilleur moyen de procrastiner et de vous disperser, alors que vous le savez aussi bien que moi votre temps est précieux car limité.

D’accord vous êtes seule dans votre entreprise, il n’est pas nécessaire de vous lancer dans la conception d’une todo list de 50 000 actions mais quand même en tant que cheffe d’entreprise vous devez avoir mis en place une stratégie pour pérenniser votre entreprise. Parce que c’est bien votre but non ?

Bon je vous ai convaincue mais par où commencer, comment croiser la planification de vos projets avec le temps que vous passez dans votre entreprise ? Ne vous inquiétez pas je vous guide.

1 -Déterminez le temps que vous consacrez à votre entreprise

Je sais qu’en tant qu’entrepreneure, notre entreprise reste dans notre tête toute la journée, toute la nuit et même le week-end. Mais pour votre bien-être vous devez déterminer des plages de travail et des plages de loisirs. Alors commencez par poser pour chaque mois de l’année le nombre de jours que vous allez travailler.

2 – Planifiez vos projets

Quelles sont les projets que vous souhaitez finaliser sur l’année ? Dressez une liste et mettez pour chaque mois en face de chaque ligne le nombre de jours que vous estimez avoir à passer dessus.

3 – Mettez de côté vos projets à lancer

Libérez vous l’esprit et définissez une liste avec les projets que vous ne pouvez pas planifier sur l’année en cours mais que vous comptez faire tôt ou tard. En face de chaque ligne le mois/trimestre ou année de lancement et la charge estimée.

4 – Vérifiez que vos prévisions soient réalistes

Le total mensuel du nombre de jours planifiés sur l’ensemble de vos projets doit être égal au nombre de jours que vous comptez consacrer à votre entreprise. Si c’est supérieur, vous savez que vous ne pourrez pas tenir votre planning à moins de connaitre le don d’ubiquité. Si c’est inférieur, vous pouvez encore planifier quelques actions.

Attention, comme tout bon gestionnaire, il ne faut pas prévoir de s’occuper à 100% mais à 80% pour laisser 20% de place à l’imprévu (un enfant malade, une charge sous-estimée, un nombre de prospects plus importants que prévu …).

Vos prévisions sont faites et vous pouvez en êtes fière, vous ressentez ce sentiment de légitimité, de crédibilité qui s’empare de vous ?

Encore une 2 routines à mettre en place et vous serez lancée sur le pilotage de vos activités.

  • Bonne habitude #1 : regarder ce qui s’est passé sur le mois écoulé

Idéalement en début d’année vous avez fait vos prévisions sur toute l’année avec la vision que vous aviez en début d’année. Entre temps, de nouvelles priorités pourraient apparaître,  le contexte peut changer et certaines de vos estimations inexactes. Il est important chaque fin de mois de reprendre vos prévisions annuelles et de remplacer vos prévisions antérieures avec ce qui s’est réellement passé. Il faut également comprendre pourquoi vous avez des écarts entre ce que vous avez prévu et la réalité. Ce qui nous amène à la bonne habitude numéro 2 …

  • Bonne habitude #2 : Revoir ses prévisions en début de mois en fonction des résultats des mois passés

Après avoir compris vos écarts, vous devez chaque début de mois réviser/ré-ajuster vos prévisions avec les derniers éléments connus du mois écoulé : votre chiffre d’affaire, vos budgets, vos estimations de charges …

Alors vous voyez c’est facile de faire des prévisions sur l’année qui arrive, non ?

Il faut que je vous révèle un secret, avez-vous conscience que vous venez de réaliser un plan de charge/un staff plan ? Vous savez ces grands mots qui vous font peur habituellement ? Et bah c’est ce que vous venez de faire ! Comme dans les grandes entreprises ! Vous voyez quand je vous disais que peu importe la taille de l’entreprise, il faut savoir où on va. En tout cas bravo à vous et je vous le garanti cet outil vous sera d’une grande aide dans vos prises de décisions car elles seront basées sur des éléments chiffrées et factuels.

Après avoir suivi cette méthode pas à pas, que ce soit sur une feuille ou dans un fichier Excel, pensez-vous gagner en efficacité en sachant où vous allez ? Ne pensez-vous pas sortir de cette frustration qu’on a toute connue qui nous dit, je suis crevée mais j’ai avancé sur rien ?

J’espère vous avoir communiqué mon enthousiasme quand je construis des plans de charge et démystifié le sujet. Utilisez les commentaires pour m’indiquer si vous avez réussi à construire le votre à partir de cet article, vos difficultés rencontrées ou tout simplement ce que vous avez trouvé génial.

Si vous souhaitez télécharger un outil déjà construit et mettre en place tout un process avec à chaque date ce que vous devez faire ,suivez ce lien.

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