E-Learning « Piloter son entreprise avec Excel »

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C’est en discutant avec des cheffes d’entreprise que j’ai ressenti une forte envie de faire décoller, croître et pérenniser leur micro-entreprise mais en même temps quelques faiblesses pour s’organiser. Entre leurs mains, il y a souvent de l’or : un savoir-faire, une expertise mais elles rencontrent des difficultés au niveau de la gestion pour organiser leur temps et trouver le fonctionnement optimal qui fasse tourner leur business. Une organisation qui ne leur fasse pas perdre de temps, qui leur permette de faire tout ce qu’il y a à faire sans s’épuiser mentalement et physiquement et pouvoir passer du temps en dehors de leur entreprise sans penser au boulot continuellement.

Je suis gestionnaire depuis 7 ans et plutôt passionnée par l’allocation des ressources en fonction des projets à faire. J’aime savoir comment est investi le temps de chacun et constater l’avancement des projets, voir si on est dans les temps, si le budget est respecté et prendre des décisions avec tous ces éléments.

Dans ma micro-entreprise je adapté quasi la même chose :

  • je note le temps que je passe sur chacune de mes activités
  • je planifie mon temps en fonction de ce reporting et de mes objectifs.

Ça me permet de fêter mes succès et tirer des leçons de mes échecs :

  • constater mon avancement sur les projets
  • prendre du recul.

En ayant tous ces indicateurs je suis capable :

  • d’étudier la faisabilité d’une opportunité dès qu’elle se présente
  • définir mes priorités régulièrement en prenant en compte les derniers événements survenus
  • éviter la procrastination et l’épuisement.

Comme toute entrepreneure, je suis seule pour faire tout cela mais je m’aide d’outils que j’ai conçus. Ils répondent totalement à mon fonctionnement et me font gagner du temps : 

  • j’y reporte l’utilisation de mon temp
  • je planifie mon temps en croisant le temps dédié dans ma micro-entreprise et le temps que je passe sur les activités que je réalise souvent ou en faisant une estimation
  • je prévois et je ré-ajuste  en fonction de mon avancement réel
  • je sais où j’en suis en jetant un coup d’oeil sur mon tableau de bord

Ces outils sont automatisés au maximum, je ne dois pas refaire plusieurs fois les mêmes calculs ni saisir plusieurs fois les mêmes informations.

Je peux également faire des simulations, je teste différents scénarios ce qui me permet de prendre des décisions en ayant étudié toutes les solutions possibles, les impacts et risques de chacun.

J’ai également mis en place des contrôles pour m’aider à être le plus juste possible dans mes prévisions. Ils me préviennent quand je prévois trop d’actions alors que je n’ai pas le temps de les faire, si mes objectifs mensuels sur ma visibilité ne sont pas atteints …

Ces outils sont une aide précieuse et me permettent de garder pour moi toutes les informations de mon entreprise et  ma stratégie. Certes il n’y a rien de top secret mais si cela était connu d’une entreprise ayant une activité similaire, ça pourrait me mettre des bâtons dans les roues et quelques semaines avant de passer à autre chose (vive l’authenticité).

Je vous propose de vous transmettre toute mon expérience acquise lors de mes emplois salariés comme gestionnaire de portefeuille de projets (toctoc, on a un projet de priorité 2 est-ce qu’on peut le lancer ? Attendez je regarde, oui c’est bon il nous reste du budget cet année pour des projets ayant cette criticité) et comme auto-entrepreneure (seule pour penser à tout et tout faire avec mes deux mains) pour vous accompagner dans la définition de VOS outils de pilotage  et leur création en fonction de VOS besoins propres et pas ceux de la voisines ou les miens.

C’est avec les bonnes données et en gardant un historique de vos actions et du temps qu’elles vous prennent que vous serez à l’aise dans votre rôle de cheffe d’entreprise comme je le suis et comme d’autres le sont.

N’oubliez pas que vous avez de l’or entre les mains, je ne serai pas capable de faire la moitié de ce que vous créez chaque jour alors ne vous dispersez pas et ne perdez pas espoir à cause des difficultés de gestion. Là c’est mon domaine alors faites-moi confiance, je saurai vous guider pas à pas pour avoir toute ce qu’il vous faut pour prendre des décisions basées sur des éléments chiffrés et factuels.

En prenant du recul, je m’aperçois que comme un ébéniste mal équipé, je ne pourrais pas faire mon travail de gestionnaire sans outils. Un ébéniste sans un rabot bien en point, ne sera pas capable de produire un meuble satisfaisant son client. Il ne sera pas capable d’y mettre sa patte pour se différencier d’un autre ébéniste.

C’est pareil pour moi en tant que salariée : je dois pouvoir rassembler les informations de mon service, les analyser et produire des rapports détaillés. Que je transmets à mon responsable sur son service afin qu’il puisse prendre des décisions en fonction de ce qui s’est déjà passé.

Tout comme dans ma vie de cheffe d’entreprise : je suis seule pour tout faire. Mon temps est limité et je dois l’utiliser le plus intelligemment possible en fonction de mes objectifs. Sans des outils de pilotage d’activité tels que planification de mon temps, suivi de mon temps, conversion de mon temps en euros, tableaux de bord, … Je ne serai pas en mesure de poser mes intentions, de savoir à quel point je suis avancée, si j’ai du retard, de l’avance mais surtout avoir une véritable aide à la prise de décision.

L’outillage est donc très important même sur des choses non tangibles comme la gestion, la structuration et le pilotage de votre entreprise.

J’ai cependant fait quelques erreurs au moment de me lancer dans l’entrepreneuriat. J’ai voulu créer le maximum d’outils pour m’aider. Mais comme je le disais, étant seule à tout faire, je me suis aperçue que je  concevais des outils dont je n’avais pas une grande utilité. J’ai donc dépensé de l’énergie pour rien.

Pour vous transmettre mon expérience dans la conception d’outils de gestion, je vous propose une formation en ligne « Piloter son entreprise avec Excel ». Pourquoi Excel ? Tout simplement parce que dans les grandes entreprises c’est un outil incontournable qui offre une multitude de possibilités et pallie aux nombreux défauts des solutions utilisées. C’est aussi un logiciel abordable pour une micro-entreprise qui permet de réaliser de nombreux suivis et graphiques pour suivre son activité, ses finances, ses clients et prospects. C’est un outil qui permet de gagner du temps grâce à l’automatisation et la réalisation de contrôles rapides.

Mais c’est aussi un outil qui est compliqué à prendre en main quand on n’y a pas été formée. C’est pourquoi j’ai répertorié les seules fonctionnalités et formules intéressantes et à connaitre pour gérer une micro-entreprise. Dans cette formation vous trouverez :

  1. une partie théorique
    1. la description des fonctionnalités et formules
    2. une vidéo de démonstration
    3. le fichier excel utilisé dans la vidéo
  2. une partie pratique
    1. la création d’un outil de pilotage permettant de convertir votre temps en euros
    2. une vidéo de démonstration
    3. le fichier excel utilisé dans la vidéo

Cette formation s’adresse aux entrepreneuses qui :

  • sont seules
  • ont des moyens financiers limités
  • n’ont pas de temps en trop
  • souhaitent passé à l’action
  • souhaitent adopter la posture de la cheffe d’entreprise
  • souhaitent prendre de bonnes décisions pour leur micro-entreprise
  • s’organiser
  • atteindre leurs objectifs

Comme je vous l’ai dit, ne perdez pas espoir, ni votre temps, ni votre motivation sur des difficultés qu’ensemble on pourra surmonter. En investissant, 60€ dans cet e-learning (le prix d’un café par jour pendant un mois), vous ne serez pas noyée dans la multitude de formations et possibilités qu’offre Excel. Vous irez directement à l’essentiel, à ce qui vous sera utile dans votre quotidien de cheffe d’entreprise. Pas de perte de temps. Vous construirez également votre premier outil de pilotage d’activité, un outil qui vous aidera à fixer vos prix de vente en fonction de vos charges et du temps que vous passez à créer.